Cleven Stiftung

 

Prozess-Digitalisierung: Wie die Cleven Stiftung durch die konstante Digitalisierung und Automatisierung die Kunden stärkt und die Mitarbeiter entlastet.

cleven-stiftung.com

 

Die Cleven-Stiftung in Cham setzt sich für eine gesunde Entwicklung von Kindern ein. Sie fokussiert dabei auf eigene Programme und Inhalte, bietet einen grossen Fundus an Material, Informationen und Tipps, veranstaltet diverse Events und engagiert sich mit Workshops und Kursen auch im Bereich der gesunden Ernährung. Mit einer schlanken Struktur bietet die Stiftung ein breites Angebot – immer mit dem Ziel, Kindern eine in allen Bereichen gesunde Entwicklung zu ermöglichen.

 

Daten und Interaktion als Herausforderung

Die Cleven-Stiftung veranstaltet jährlich über 400 Events für tausende Kinder und Jugendliche. Zudem besteht eine enge Zusammenarbeit mit Bildungsinstitutionen. In diesem Zusammenhang besteht die Notwendigkeit, Events und Anmeldungen verwalten, Tools zur Verfügung zu stellen und Informationen attraktiv publizieren zu können. Die verfügbaren personellen Ressourcen sowie die Vorgabe deren effiziente Nutzung, das sich stetig vergrössernde Angebot sowie die Ansprüche der verschiedenen Stakeholder führten zu einer hohen personellen Belastung. Die schiere Menge machte eine manuelle Verwaltung aller Daten praktisch unmöglich. Interne Verwaltungssysteme wie CRM und ERP erlaubten zwar die Administration der Informationen, die teils komplexen, interaktiven Anmeldungsprozesse konnten damit aber kaum abgebildet werden und forderten ein teils hohes Mass an manuellen Arbeiten durch die Sachbearbeiter.

 

Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und Tools

Vor dem Hintergrund dieser Herausforderungen drängte sich eine aktive Digitalstrategie als Lösungsansatz auf. Prozesse mussten digitalisiert und möglichst weit automatisiert werden, um allen Beteiligten eine optimale Erfahrung bieten und Ressourcen freisetzen zu können. Das Ziel sollte eine zentrale Event-Plattform zur Publikation der verfügbaren Veranstaltungen sowie der Anmeldungen sein, über die in Zukunft möglichst alle Registrierungen für allen Events gesammelt werden sollten. Das System sollte die rasche Implementierung von spezifischen Formularen und Prozessen genauso erlauben wie die individuelle Konfiguration komplexer Eingabetools durch den Kunden im Backend.

Als zusätzliche Herausforderung galt es, die internen Systeme sicher und stabil an die neue Plattform anzubinden. Nicht nur sollten Formulareingaben automatisiert ins interne CRM übertragen werden, auch mussten für bestimmte Szenarien Daten aus dem CRM in der Applikation zur Verfügung stehen. Dieser Datenaustausch musste über diverse Systeme hinweg sichergestellt werden und durfte keine Angriffsfläche bieten. Dazu wurde die Kommunikation so konzipiert, dass selbst im Falle eines erfolgreichen Angriffs auf die Applikation Drittsysteme und Daten nicht gefährdet sind.

Die grosse Komplexität, welche sich durch die heterogenen Anforderungen der verschiedenen Event-Formulare sowie de Kommunikation mit internen Systemen ergab, sollte weder für die Besucher im Frontend noch für die User im Backend ersichtlich sein. Stattdessen sollten allen Beteiligten ein optimales Arbeiten ermöglicht, Wege kurz gehalten und die richtigen Tools am richtigen Ort zur Verfügung gestellt werden. Aufgrund der nationalen Ausrichtung der Stiftung musste das Frontend selbstverständlich mehrsprachig ausgelegt sein.

 

Massgeschneiderte, kundenspezifische Applikation als optimales Resultat

In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden hat LivingTech die Lösung als kundenspezifische Webapplikation umgesetzt. Auf Basis der .NET-Plattform sowie SQL Server von Microsoft wurde eine einzigartige, massgeschneiderte Software erstellt, welche die Bedürfnisse aller Stakeholder optimal bedient und die Prozesse grösstmöglich vereinfacht und automatisiert.

Die entwickelte Event-Plattform erlaubt es den Mitarbeitern der Stiftung alle Veranstaltungen zentral zu verwalten und die komplexen Formulare für die Dateneingabe nach individuellen Bedürfnissen zu konfigurieren. Events können zeitgesteuert zur Anmeldung freigegeben werden und sich bei Erreichung einer Maximalzahl von Registrierungen automatisch schliessen. Für Partner und Lehrpersonen sind geschützte Eingabeformulare vorhanden, wobei Login- und Stammdaten im Hintergrund mit dem CRM abgeglichen werden. Geolocation-Services erlauben spezifische Orts- und/oder Distanzkalkulationen, zum Beispiel individuell berechnete Anfahrtswege oder -zeit und optimieren damit die regionale Zuweisung von personellen Ressourcen. Sämtliche Daten laufen am Schluss ins CRM der Stiftung, wo optional weitere automatisierte Prozesse gestartet werden. Weit über 20’000 Anmeldungen konnten so bisher mit minimalem Personaleinsatz bewältigt werden. Gleichzeitig erlaubt es die Plattform den Usern, jederzeit und unkompliziert Anmeldungen einzureichen.

Als Webapplikation ist die Lösung jederzeit und überall administrierbar – lediglich ein aktueller Browser ist notwendig. Updates und Feature-Erweiterungen werden zentral eingespielt und stehen Usern und Mitarbeitern umgehend zur Verfügung. Ein aufwendiges Rollout ist nicht nötig, die Pflege der Software ist unkompliziert und effizient. Auch für die User im Frontend gilt: dank standardisierter Webtechnologie sind Anmeldungen leicht und schnell gemacht, es sind auch hier keine speziellen Tools oder spezifisch installierte Software nötig, ein gewöhnlicher Browser ist ausreichend. Dank asynchroner Kommunikation mit dem Server fühlt sich die Applikation für den User schnell und reaktionsfreudig an. Schliesslich passt sich das User-Interface vollständig dynamisch ans Endgerät an – die Applikation lässt sich auf allen Geräten, vom Smartphone bis zum Desktop, optimal bedienen.

 

Persönliche Betreuung und langjährige Partnerschaft

Digitalisierungsprozesse sind für die Kunden häufig nicht einfach, denn vielfach besteht akuter Handlungsbedarf in Kombination mit fehlenden internen Ressourcen. LivingTech steht den Kunden in dieser Situation über alle Projektabschnitte zur Verfügung. In einem ersten Schritt hören wir intensiv zu und lernen den Kunden, sein Geschäftskonzept sowie die Prozesse und Herausforderungen kennen. Bei der Analyse identifizieren wir die Grundprobleme und schlagen Lösungsansätze vor. Unser breites Knowhow und die langjährige Erfahrung erlauben uns dabei eine ganzheitliche Sicht – nicht nur auf die IT sondern auch auf Prozesse und Organisation. In unserer Beratung stehen daher jederzeit der Kunde, seine Bedürfnisse sowie die optimale und effiziente Nutzung seiner Ressourcen im Zentrum.

LivingTech steht der Cleven-Stiftung seit über 10 Jahren bei allen Fragen rund um Webtechnologie und Applikationsentwicklung zur Verfügung und entwickelte die Webseiten genauso wie diverse Custom-Applications. Die persönliche Betreuung und die hohe Servicequalität stehen dabei für uns im Fokus. Unser Ziel sind zufriedene Kunden und langfristige Geschäftsbeziehungen. Dafür setzen wir uns ein mit unserer unkomplizierten, ehrlichen und fairen Beratung und Kommunikation.

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